PERSONA JURIDICA

Manual de Usuario de ORION

RUTA: CLIENTES / MANTENIMIENTO

MODULOS

* CLIENTES

* AHORROS

* CRÉDITO

* CAJAS

* CAPTACIONES

* CONTABILIDAD

* ADMINISTRATIVO

* NOMINA

* ACTIVOS FIJOS

* SIG

* COBRANZAS

* RIESGOS

* SIPLA

* SERVICIO

* PARAMETRO

* PROVEEDURIA

* SEGURIDADES

* CIERRES

* REPORTES

* MIGRACION

* DICCIONARIO DE DATOS

* REPORTES ORG. CONTROL

* ENTIDADES CONTROLADAS

* AGENDA

* BANDEJA DE ENTRADA

DATOS GENERALES

Permite ingresar todos los datos de clientes que caen dentro del grupo de personas jurídicas cuya identificación será el número de registro único de contribuyentes "RUC". Los datos para ingresarse son los que el sistema ORION requiere para la ejecución de las diferentes opciones. Es importante aclarar que, existen datos que son requeridos en forma obligatoria y son los que el usuario ha considerado deben los mínimos para ingresarse. Existen datos que son opcionales en el proceso de ingreso de un nuevo cliente, pero que se pueden convertir en obligatorios previa la ejecución de un proceso específico. Por ejemplo, los datos que configuran un estado financiero del cliente son opcionales para su creación, pero pueden ser requeridos, previa la aprobación de un crédito. En todo caso, la determinación de obligatoriedad de los datos es determinada por las políticas de la institución, pudiendo ajustarse a su necesidad específica. Si seleccionamos este proceso, aparece en el área de datos, lo siguiente:

Este proceso tiene doble función, nos permite ingresar los datos de un nuevo cliente o consultar los datos de un cliente existente y de ser necesario modificarlos. Para buscar un cliente ya registrado al que se desea consultar o modificar los datos almacenados, ingrese el número de RUC y ejecute en la barra de herramientas la opción “Buscar” o seleccione el recuadro punteado (…) que aparece junto al recuadro para ingreso de la “identificación”, con lo que aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana, seleccione “Limpiar” y luego ingrese una referencia en cualquiera de los datos posibles de ingresarse (identificación, primer apellido, segundo apellido, primer nombre, segundo nombre). En la “identificación” deberá ingresarse el dato completo, pero en los otros datos, se puede ingresar una referencia. por ejemplo, si desea buscar a clientes cuya razón social comience con cooperativa, puede ingresar únicamente cooperativa en “primer apellido”, con lo que el proceso mostrará todos los clientes cuya razón social comience con cooperativa. Si se muestra más de un cliente, deberá seleccionar (clic) cualquiera de los datos mostrados del cliente al que desea acceder y activar (clic) la opción “seleccionar”, con lo que desaparecerá el recuadro de búsqueda y aparecerá la ventana de ingreso de datos con todos los datos del cliente seleccionado. En ese punto, puede modificar cualquiera de los datos o ingresar nuevos datos, seleccionando la opción “Guardar” en la barra de herramientas, para que los datos modificados o los nuevos datos sean almacenados.

Si su necesidad es ingresar un nuevo cliente, deberá comenzar a ingresar los datos correspondientes. Generalmente, en las ventanas de ingreso de datos, las celdas para recibir datos que se encuentran sombreadas, muestran información automáticamente, no permitiendo que el usuario ingrese ningún dato.

En la parte superior, podemos observar una serie de pestañas que nos muestran otras ventanas complementarias para el ingreso de datos adicionales a los recibidos en esta ventana, tal es el caso de “direcciones”, “teléfonos”, “estados financieros”, “referencias bancarias”, “referencias”, “directivos accionistas” y “datos adicionales”. Esta última es opcional, aparece en el caso de que el usuario requiera ingresar datos específicos a su necesidad.

Se recomienda ingresar los datos en letras mayúsculas, a excepción del “e-mail” que generalmente se escribe con letras minúsculas. En algunos casilleros, como es el caso de “tipo de actividad”, el proceso no permite que se ingresen datos en forma directa, en ese caso, deberá posicionarse (clic) dentro del casillero respectivo, con lo que aparecerá una lista de opciones, debiendo seleccionarse una. La selección puede hacerse marcando (clic) la opción deseada o presionando la primera letra que se muestra en dicha opción. De existir más de una opción que comience con la misma letra, al presionar nuevamente la letra de la opción, automáticamente muestra la siguiente. Vemos a continuación un ejemplo de cómo se muestran las opciones, en el caso de seleccionar (clic) el casillero “tipo de actividad”.

Luego de estas explicaciones, mostramos una tabla de los datos que pueden ingresarse en la ventana de “Datos Generales”:

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Tipo de cliente	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.
Identificación	Ingresar	Obligatorio	Número de registro de contribuyentes RUC.
Razón social	Ingresar	Obligatorio	Distribuir en los cuatro casilleros.
Tipo de actividad	Seleccionar	Obligatorio	Selección de lista.
Email	Ingresar	Opcional	Correo electrónico declarado por el nuevo cliente.
Vinculación	Seleccionar	Obligatorio	Selección de lista.
Representante legal	Ingresar	Opcional	Seleccionar desde casillero.
Forma de cobro	Seleccionar	Opcional	Seleccionar de lista.
Entidad financiera	Seleccionar	Opcional	Selecciona de lista.
Tipo	Seleccionar	Opcional	Selecciona de lista.
Número	Ingresar	Opcional	Número de cuentas de ahorros del cliente.

En el caso de “Representante Legal”, para poder relacionarlo a una persona jurídica, previamente debió ser ingresado como “cliente natural”. Si no lo ha ingresado anteriormente, este es el momento de hacerlo.

Luego de ingresados los datos que el usuario considere pertinentes, debe seleccionar “Guardar” en la barra de herramientas. Si existen discrepancias entre las condiciones del proceso y los datos ingresados por el usuario, aparecerán mensajes de error como el siguiente:

Una vez guardados los datos del nuevo cliente, se puede acceder a las siguientes pestañas de acuerdo con las necesidades del usuario.

DIRECCIONES

Si se desea ingresar más de una dirección, se seleccionará “Nuevo” en la barra de herramientas.

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Tipo de dirección	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.
Estado	Asumido	Obligatorio	El proceso asigna activo.
Dirección: Calle	Ingresar	Obligatorio	Calle donde se ubica la dirección.
Dirección: Numero	Ingresar	Obligatorio	Número del inmueble.
Dirección: Intersección	Ingresar	Opcional	Calle de intersección.
Sector	Ingresar	Obligatorio	Sector donde se ubica el inmueble.
Referencia	Ingresar	Opcional	Referencia respecto a la ubicación del inmueble.
Provincia	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.
Cantón	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.
Parroquia	Seleccionar	Opcional	Seleccionar de lista.
Coordenada X	Ingresar	Opcional	Coordenada X de ubicación de la vivienda.
Coordenada Y	Ingresar	Opcional	Coordenada Y de ubicación de la vivienda.

TELEFONOS

Si se desea ingresar más de un número de línea telefónica, seleccione “Nuevo” en la barra de herramientas.

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Tipo de teléfono	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.
País	Asumido	Obligatorio	El sistema asigna 593.
Área	Asumido	Obligatorio	El sistema asigna 02.
Número	Ingresar	Obligatorio	Número de la línea telefónica.
Extensión	Ingresar	Opcional	Número de extensión.
Tipo de dirección	Seleccionar	Obligatorio	Tipo de dirección donde está ubicado el teléfono.

ESTADOS FINANCIEROS

Previo el ingreso de un Estado Financiero, se debe seleccionar (clic) el botón marcado como “Nuevo Estado Financiero” con lo que el sistema colocará en forma automática la fecha de proceso y registrará el nuevo estado de cuenta. Respecto a los vehículos y propiedades, se puede activar una ventana complementaria en la que se puede registrar uno o más vehículos o propiedades. En un estado financiero todos los datos son opcionales.

REFERENCIAS BANCARIAS

Si se desea ingresar una nueva referencia bancaria, seleccionar “Nuevo” en la barra de herramientas.

Dato	Acción	Condición	Observaciones
Sec	Asumido	Obligatorio	El sistema genera una secuencia automáticamente.
Institución	Ingresar	Obligatorio	Nombre de la institución financiera.
Cuenta	Ingresar	Obligatorio	Código de la cuenta.
Tipo de cuenta	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar el tipo de cuente de las opciones que se visualiza.

REFERENCIAS

En este caso se activan tres pestañas: “Personal – Familiar” que permite el ingreso de datos referenciales de un familiar del cliente, “Personal – No Familiar” que permite el ingreso de datos referenciales de una persona que no es un familiar del cliente y “Comercial / Alquiler” que permite el ingreso de referencias de una institución comercial o de un alquiler.

En cualquiera de los tres casos, la información a ingresarse en la misma:

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Nombre	Ingresar	Obligatorio	Nombre de la persona o empresa referencial.
Vínculo	Seleccionar	Obligatorio	Vinculo de la persona con el cliente que la referencia.
Tiempo del vínculo	Ingresar	Obligatorio	Número en años (si es menos de 1 colocar 1).
Dirección	Ingresar	Obligatorio	Dirección de la empresa o persona que se referencia.
Teléfono fijo	Ingresar	Opcional	Número de teléfono fijo de la empresa o persona que se referencia.
Teléfono celular	Ingresar	Opcional	Número de teléfono fijo de la empresa o persona que se referencia.

DIRETIVOS / ACCIONISTAS

Permite el ingreso de datos de los directivos o accionistas de la institución jurídica. En este caso, no es necesario que la persona a ingresarse esté registrada como cliente. La ventana que aparece es la siguiente:

Para que los datos del directivo o accionista puedan ser aceptados, debe sujetarse a lo siguiente:

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Tipo de id	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de la lista.
Identificación	Ingresar	Obligatorio	Número de cédula del socio o accionista a registrarse.
Apellidos	Ingresar	Obligatorio	Apellidos del socio o accionista a registrarse.
Nombres	Ingresar	Obligatorio	Nombres del socio o accionistas a registrarse.
% Participación	Ingresar	Opcional	Porcentaje de participación societaria.
Cargo	Seleccionar	Obligatorio	Seleccionar de lista.

DATOS ADICIONALES

Esta pestaña es opcional, se muestra a requerimientos del usuario y recibe información específica requerida por un usuario en especial de ser necesario, se puede seleccionar cualquier pestaña nuevamente, modificando, borrando o incrementando datos.

DATO	ACCION	CONDICION	OBSERVACIONES
Cargas familiares	Ingresar	Opcional	Número de cargas familiares del cliente.
Separación de bienes	Marcar	Opcional	Marcar el círculo que se antepone a si o no según el caso.
Categoría de socios/cliente	Seleccionar	Opcional	Seleccionar de la lista mostrada.
Cliente vinculado	Marcar	Opcional	Marcar el círculo que se antepone a si o no según el caso.

De ser necesario, se puede seleccionar cualquier pestaña nuevamente, modificando, borrando o incrementando datos.