MANTENIMIENTO DE ACTIVOS
Este proceso permite dar mantenimiento a los datos de activos fijos. Si seleccionamos esta opción, aparece la siguiente ventana:
En esta ventana, si lo que se desea es dar mantenimiento (corregir) los datos de un activo fijo ya registrado, se puede ingresar cualquier referencia respecto a la localización de activos fijos. En el caso de la “Oficina”, permite seleccionar de los datos registrados en la tabla de oficinas. Luego de ingresada la referencia se seleccionará “Buscar” en la barra de herramientas, apareciendo los datos del activo fijo seleccionado:
Se marcará cualquier dato en la línea de datos del activo fijo que se desea procesar y se seleccionará la pestaña “Activo Fijo”, apareciendo los datos del activo fijo seleccionado:
En esta pestaña o en las pestañas “Seguro”, “partes” u “Otras Características” se puede modificar los datos mostrados seleccionando “Guardar” en la barra de herramientas, con lo que los datos son actualizados.
Si lo que se desea es ingresar un nuevo activo fijo, se deberá seleccionar (clic) “Nuevo” en la barra de herramientas, con lo que aparecerá la siguiente ventana:
Los datos a ingresarse en esta ventana, se detallan en la siguiente tabla:
| DATO | ACCION | CONDICION | OBSERVACIONES |
|---|---|---|---|
| Código | Ingresar/Automático | Opcional | Se deberá ingresar, si se marco "Ingrese Código", caso contrario, el sistema lo genera automáticamente. |
| Ingresa Código | Marcar | Opcional | Se marca si el código debe ser generado automáticamente, caso contrario, se lo ingresa manualmente. |
| Estado | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar el estado del activo fijo, de acuerdo al contenido de la tabla de estados. |
| Tipo | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla tipos de activo. |
| Uso | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, toadas de la tabla de usos de activos. |
| Centro de Costos | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas tomadas de la tabla de oficinas. |
| N°. Serie | Ingresar | Opcional | Ingresar el número de serie del activo fijo si lo tiene. |
| Descripción | Ingresar | Obligatorio | Ingresar la descripción del activo fijo, a criterio del usuario. |
| Número de Partes | Ingresar | Obligatorio | Ingresar el número de partes que conforman el activo fijo, si es una sola parte ingresar 1. |
| Es asegurado | Seleccionar | Opcional | Marcar si el activo fijo que se está o debe estar asegurado. |
| Oficina | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla de oficinas. |
| Ubicación | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla de ubicación. |
| Custodio | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla de la tabla de custodios. |
| Fecha Inicio | Ingresar | Obligatorio | Ingresar la fecha desde la cual se debe iniciar el proceso de depreciación del activo fijo. |
| Valor del Activo | Ingresar | Obligatorio | Ingresar el valor referencial inicial para la depreciación del activo fijo. |
| Moneda | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla de monedas. |
| Depreciación Inicial | Ingresar | Opcional | Ingresar el valor de la depreciación inicial aplicada al activo fijo si es el caso. |
| Valor Residual | Ingresar | Opcional | Ingresar el valor residual que debe asignarse al activo fijo una vez que ha sido depreciado totalmente. Si no se ingresa este valor, el valor residual es cero. |
| Vida Útil - años | Ingresar | Obligatorio | Ingresar el número de años que debe durar el proceso de depreciación del activo fijo. |
| Proveedor | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones mostradas, tomadas de la tabla de proveedores. |
| Fecha de Compra | Ingresar | Obligatorio | Ingresar la fecha en la que la compra del activo fijo fue efectuado, de la fecha de factura. |
| Valor Compra | Ingresar | Obligatorio | Ingresar el valor en el que se adquirió el activo, tomado de la respectiva factura. |
| Comentario | Ingresar | Opcional | Ingresar cualquier comentario que el usuario considere procedente. |
Una vez ingresados los datos pertinentes, se seleccionará “Guardar” en la barra de herramientas con lo que los datos de esta pestaña serán guardados.
Una vez guardados estos datos, el proceso permitirá acceder a las pestañas para el ingreso de información adicional, si se selecciona la pestaña “Seguro” se podrá registrar los datos respecto a la compañía de seguros en la que el activo fijo está asegurado, esta pestaña se activa si marcamos “Es asegurado” en la pestaña de “Datos Generales”, mostrándose la siguiente ventana:
En la parte superior aparecerán los datos de identificación del activo, en la parte inferior se ingresarán los datos de identificación de la compañía de seguros donde el activo fijo está asegurado (si es el caso). Los datos que pueden ser ingresados son los siguientes:
| DATO | ACCION | CONDICION | OBSERVACIONES |
|---|---|---|---|
| Compañía de Seguros | Seleccionar | Obligatorio | Seleccionar de las opciones que mostradas, tomadas de la tabla de compañías de seguros, es obligatorio si se desea ingresar los datos de esta pestaña. |
| Número de Póliza | Seleccionar | Obligatorio | Ingresar el número de póliza. Es obligatorio si se registra compañía de seguros. |
| Fecha de Emisión | Ingresar | Obligatorio | Ingresar la fecha de emisión de la póliza de seguros. |
| Fecha de vencimiento | Ingresar | Obligatorio | Ingresar la fecha de vencimiento de la póliza de seguros. |
| Valor Asegurado | Ingresar | Obligatorio | Ingresar el valor por el que el activo fijo está asegurado. |
| Deducible | Ingresar | Opcional | Ingresar el valor del deducible si es el caso. |
La pestaña “Partes” se activa al ingresarse un valor mayor a cero en “Numero de Partes” en la pestaña de “Datos Generales”. Si seleccionamos esta opción, aparece la siguiente ventana:
En la parte superior, se muestran los datos generales de identificación del activo fijo, en la parte inferior, aparecerán automáticamente el número de líneas, de acuerdo al número de partes ingresado en la ventana de datos generales. Marcando el recuadro punteado a la derecha de cada línea, se podrá escoger entre partes definidas, caso contrario, se ingresará una nueva parte, como componente del activo fijo.
Finalmente, la pestaña “Otras Características”, que está disponible en todos los casos, permite ingresar datos adicionales de los activos fijos, pudiendo ser modificado para casos especiales. Para el caso, esta ventana permite el ingreso de los siguientes datos:
Color, que deberá se escogido de las opciones mostradas, tomadas de la tabla “Características Listas” que se puede mantener en este módulo. Marca, que igualmente deberá se escogido de las opciones mostradas, tomadas de la tabla “Características Listas”.
