Diferencia entre revisiones de «CLIENTES»

Revisión de 23:16 11 nov 2014

MANTENIMIENTO

PERSONA NATURAL

Permite ingresar TODOS los datos de CLIENTES que caen dentro del grupo de PERSONAS NATURALES cuya identificación será el NUMERO DE CEDULA o NUMERO DE PASAPORTE para el caso de extranjeros. Los datos a ingresarse son los que el sistema ORION requiere para la ejecución de las diferentes opciones. Es importante aclarar que, existen datos que son requeridos en forma OBLIGATORIA y son los que el usuario ha considerado deben ser los mínimos a ingresarse. Existen datos que son OPCIONALES en el proceso de ingreso de un nuevo cliente, pero que se pueden convertir en obligatorios previa la ejecución de un proceso específico. Por ejemplo, los datos que configuran el estado financiero del cliente son opcionales para su creación, pero pueden ser requeridos, previa la aprobación de un crédito. En todo caso, la determinación de obligatoriedad de los datos es determinada por las políticas de la institución, pudiendo ajustarse a su necesidad específica. Si seleccionamos este proceso, aparece en el AREA DE DATOS, lo siguiente:

Este proceso tiene DOBLE FUNCION, nos permite INGRESAR los datos de un nuevo cliente o CONSULTAR los datos de un cliente existente y de ser necesario MODIFICARLOS. Para buscar un cliente ya registrado al que se desea consultar o modificar los datos almacenados, ingrese el número de cédula y ejecute en la barra de herramientas la opción “Buscar” o seleccione el recuadro punteado (…) que aparece junto al recuadro para ingreso de la “identificación”, con lo que aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana, seleccione “Limpiar” y luego ingrese una referencia en cualquiera de los datos posibles de ingresarse (Identificación, Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre). En la “Identificación” deberá ingresarse el dato COMPLETO pero en los otros datos, se puede ingresar una REFERENCIA. Por ejemplo, si desea buscar a clientes cuyo primer apellido sea ZAMBRANO, puede ingresar únicamente ZAM, con lo que el proceso mostrará todos los clientes cuyo primer apellido comience con ZAM. Si se muestra más de un cliente, deberá seleccionar (clic) cualquiera de los datos mostrados del cliente al que desea acceder y activar (clic) la opción “Seleccionar”, con lo que desaparecerá el recuadro de búsqueda y aparecerá la ventana de ingreso de datos con TODOS LOS DATOS DEL CLIENTE SELECCIONADO. En ese punto, puede modificar cualquiera de los datos o ingresar nuevos datos, seleccionando la opción “Guardar” en la barra de herramientas, para que los datos modificados o los nuevos datos sean almacenados.

Si su necesidad es ingresar un NUEVO cliente, deberá comenzar a ingresar los datos correspondientes. Generalmente, en las ventanas de ingreso de datos, las celdas para recibir datos que se encuentran sombreadas, muestran información automáticamente, no permitiendo que el usuario ingrese ningún dato.

En la parte superior, podemos observar una serie de pestañas que nos muestran otras ventanas complementarias para el ingreso de datos adicionales a los recibidos en esta ventana, tal es el caso de “Direcciones”, “Teléfonos”, “Estados Financieros”, “Referencias Bancarias”, “Referencias” y “Datos Adicionales”. Esta última es opcional, aparece en el caso de que el usuario requiera ingresar datos específicos a su necesidad. Así mismo, pueden aparecer pestañas adicionales como es el caso de “Cónyuge”, que aparece en el caso de que se selecciones “Casado” en el casillero para “Estado civil”.

Se recomienda ingresar los datos en LETRAS MAYUSCULAS, a excepción del “e-mail” que generalmente se escribe con letras minúsculas. En algunos casilleros, como es el caso de “Estado Civil”, el proceso no permite que se ingresen datos en forma directa, en ese caso, deberá posicionarse (clic) dentro del casillero respectivo, con lo que aparecerá una lista de opciones, debiendo seleccionarse una. La selección puede hacerse marcando (clic) la opción deseada o presionando la primera letra que se muestra en dicha opción. De existir más de una opción que comience con la misma letra, al presionar nuevamente la letra de la opción, automáticamente muestra la siguiente. Vemos a continuación un ejemplo de como se muestran las opciones, en el caso de seleccionar (clic) el casillero “Estado civil”.

Luego de estas explicaciones, mostramos una tabla de los datos que pueden ingresarse en la ventana de “Datos Generales”:

Luego de ingresados los datos que el usuario considere pertinentes, debe seleccionar “Guardar” en la barra de herramientas. Si existen discrepancias entre las condiciones del proceso y los datos ingresados por el usuario, aparecerán mensajes de error como los siguientes:

Una vez guardados los datos del nuevo cliente, se puede acceder a las siguientes pestañas de acuerdo a las necesidades del usuario. Si el usuario se declaró como “CASADO” o como “UNION LIBRE” en el estado civil OPCIONALMENTE se puede ingresar datos en la pestaña “Cónyuge”, que aparece adicionalmente. Detallamos a continuación las distintas'''PESTAÑAS''' y la tabla de datos posibles de ingresarse.

PERSONA JURIDICA

Permite ingresar TODOS los datos de CLIENTES que caen dentro del grupo de PERSONAS JURIDICAS cuya identificación será el NUMERO DE REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES - RUC. Los datos a ingresarse son los que el sistema ORION requiere para la ejecución de las diferentes opciones. Es importante aclarar que, existen datos que son requeridos en forma OBLIGATORIA y son los que el usuario ha considerado deben ser los mínimos a ingresarse. Existen datos que son OPCIONALES en el proceso de ingreso de un nuevo cliente, pero que se pueden convertir en obligatorios previa la ejecución de un proceso específico. Por ejemplo, los datos que configuran un estado financiero del cliente son opcionales para su creación, pero pueden ser requeridos, previa la aprobación de un crédito. En todo caso, la determinación de obligatoriedad de los datos es determinada por las políticas de la institución, pudiendo ajustarse a su necesidad específica. Si seleccionamos este proceso, aparece en el AREA DE DATOS, lo siguiente:

Este proceso tiene DOBLE FUNCION, nos permite INGRESAR los datos de un nuevo cliente o CONSULTAR los datos de un cliente existente y de ser necesario MODIFICARLOS. Para buscar un cliente ya registrado al que se desea consultar o modificar los datos almacenados, ingrese el número de RUC y ejecute en la barra de herramientas la opción “Buscar” o seleccione el recuadro punteado (…) que aparece junto al recuadro para ingreso de la “identificación”, con lo que aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana, seleccione “Limpiar” y luego ingrese una referencia en cualquiera de los datos posibles de ingresarse (Identificación, Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre). En la “Identificación” deberá ingresarse el dato COMPLETO pero en los otros datos, se puede ingresar una REFERENCIA. Por ejemplo, si desea buscar a clientes cuya RAZON SOCIAL comience con COOPERATIVA, puede ingresar únicamente COOPERATIVA en “Primer Apellido”, con lo que el proceso mostrará todos los clientes cuya RAZON SOCIAL comience con COOPERATIVA. Si se muestra más de un cliente, deberá seleccionar (clic) cualquiera de los datos mostrados del cliente al que desea acceder y activar (clic) la opción “Seleccionar”, con lo que desaparecerá el recuadro de búsqueda y aparecerá la ventana de ingreso de datos con TODOS LOS DATOS DEL CLIENTE SELECCIONADO. En ese punto, puede modificar cualquiera de los datos o ingresar nuevos datos, seleccionando la opción “Guardar” en la barra de herramientas, para que los datos modificados o los nuevos datos sean almacenados.

Si su necesidad es ingresar un NUEVO cliente, deberá comenzar a ingresar los datos correspondientes. Generalmente, en las ventanas de ingreso de datos, las celdas para recibir datos que se encuentran sombreadas, muestran información automáticamente, no permitiendo que el usuario ingrese ningún dato.

En la parte superior, podemos observar una serie de pestañas que nos muestran otras ventanas complementarias para el ingreso de datos adicionales a los recibidos en esta ventana, tal es el caso de “Direcciones”, “Teléfonos”, “Estados Financieros”, “Referencias Bancarias”, “Referencias”, “Directivos Accionistas” y “Datos Adicionales”. Esta última es opcional, aparece en el caso de que el usuario requiera ingresar datos específicos a su necesidad.

Se recomienda ingresar los datos en LETRAS MAYUSCULAS, a excepción del “e-mail” que generalmente se escribe con letras minúsculas. En algunos casilleros, como es el caso de “Tipo de Actividad”, el proceso no permite que se ingresen datos en forma directa, en ese caso, deberá posicionarse (clic) dentro del casillero respectivo, con lo que aparecerá una lista de opciones, debiendo seleccionarse una. La selección puede hacerse marcando (clic) la opción deseada o presionando la primera letra que se muestra en dicha opción. De existir más de una opción que comience con la misma letra, al presionar nuevamente la letra de la opción, automáticamente muestra la siguiente. Vemos a continuación un ejemplo de como se muestran las opciones, en el caso de seleccionar (clic) el casillero “Tipo de Actividad”.

Luego de estas explicaciones, mostramos una tabla de los datos que pueden ingresarse en la ventana de “Datos Generales”:

En el caso de “Representante Legal”, para poder relacionarlo a una persona jurídica, previamente debió ser ingresado como “CLIENTE Natural”. Si no lo ha ingresado anteriormente, este es el momento de hacerlo.

Luego de ingresados los datos que el usuario considere pertinentes, debe seleccionar “Guardar” en la barra de herramientas. Si existen discrepancias entre las condiciones del proceso y los datos ingresados por el usuario, aparecerán mensajes de error como el siguiente:

Una vez guardados los datos del nuevo cliente, se puede acceder a las siguientes '''pestañas''' de acuerdo a las necesidades del usuario.

PESTAÑA DIRETIVOS / ACCIONISTAS

Permite el ingreso de datos de los directivos o accionistas de la institución jurídica. En este caso, NO ES NECESARIO que la persona a ingresarse esté registrada como CLIENTE. La ventana que aparece es la siguiente:

Para que los datos del directivo o accionista puedan ser aceptados, debe sujetarse a lo siguiente:

PESTAÑA DATOS ADICIONALES

Esta pestaña es opcional, se muestra a requerimientos del usuario y recibe información específica requerida por un usuario en especial.

De ser necesario, se puede seleccionar cualquier pestaña nuevamente, modificando, borrando o incrementando datos.

DOCUMENTOS ENTREGADOS

Permite revisar los documentos entregados por el cliente como respaldo en su proceso de ingreso al sistema de la cooperativa. Si seleccionamos esta opción aparece la siguiente pantalla:

Para seleccionar el cliente, seleccione “Limpiar” en la barra de herramientas y luego ingrese la identificación o apellidos y nombres o una referencia de apellidos y nombres. Una vez seleccionado un cliente, abrimos la pestaña “Documentos”.

PESTAÑA DOCUMENTOS

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente pantalla:

Si el cliente hace la entrega de uno de los documentos mostrados como requeridos, se debe marcar en la columna “Entregado”, el sistema registrará automáticamente la fecha del día y opcionalmente se podrá incluir cualquier comentario que se considere procedente en la columna “Observación”.

IMPORTANTE:

Si el cliente desea INCLUIR un nuevo documento o cualquier otro tipo de requerimiento que considere necesario, deberá solicitar al Administrador del Sistema que lo incluya en la tabla respectiva, con lo que en forma automática aparecerá incluido en esta opción. La parametrización debe referirse a la opción “Tipo de Documentos”.

COMENTARIO POR CLIENTE

Esta opción permite el ingreso de comentarios referentes al cliente, que se consideren necesarios. Si seleccionamos esta opción aparece la siguiente ventana:

Para buscar el cliente, seleccione “Limpiar” en la barra de herramientas y luego ingrese la identificación o apellidos y nombres o una referencia de apellidos y nombres. Una vez seleccionado un cliente, abrimos la pestaña “Comentarios”.

Pestaña COMENTARIOS

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente pantalla:

Para ingresar un comentario referente al cliente seleccionado, deberá seleccionarse la opción “Nuevo” en la barra de herramientas. Al seleccionar esta opción, aparece la siguiente ventana:

Los datos y condiciones para el registro de un comentario se muestran en la siguiente tabla:

Si se desea ingresar más comentarios, simplemente seleccione “Nuevo” en la barra de herramientas.

VERIFICACION DE INFORMACION

Esta opción permite registrar si se ha realizado una verificación de la información entregada por el cliente. Esta opción es utilizada mayormente, cuando el cliente solicita un crédito. Si seleccionamos esta opción aparece la siguiente ventana:

Para buscar el cliente, seleccione “Limpiar” en la barra de herramientas y luego ingrese la identificación o apellidos y nombres o una referencia de apellidos y nombres. Una vez seleccionado un cliente, abrimos la pestaña “Documentos del Cliente”.

PESTAÑA DOCUMENTOS DEL CLIENTE

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente pantalla:

De acuerdo a los datos seleccionados, se marcará la columna “Verificado”, el sistema asignará automáticamente le fecha de proceso. Para que se guarden los cambios introducidos, seleccionar “Guardar” en la barra de herramientas.

IMPORTANTE

Si se desea eliminar o incrementar los tipos de verificaciones, se debe solicitar al “Administrador del Sistema”, realizar la actualización en el proceso de paramerización “Tipos de Verificación”.

DOCUMENTOS DIGITALES

Este proceso nos permite relacionar con los clientes registrados en el sistema, archivos previamente digitalizados, conteniendo la FIRMA. Es importante anotar que, el sistema simplemente vincula el archivo suponiendo que es una firma, la responsabilidad sobre el contenido es exclusivamente del usuario.

Si seleccionamos esta opción. Aparece lo siguiente:

Para buscar el cliente, seleccione “Limpiar” en la barra de herramientas y luego ingrese la identificación o apellidos y nombres o una referencia de apellidos y nombres. Una vez seleccionado un cliente, abrimos la pestaña “Firmas”, apareciendo lo siguiente:

Para buscar el archivo que contiene la firma que se desea vincular, se debe seleccionar el botón “Obtener de Archivo” con lo que se muestra la ventana de búsqueda:

La búsqueda se la realiza de la misma forma en que se realizan las búsquedas de archivos en cualquier utilitario de WINDOWS. Una vez encontrado el archivo que contiene la firma digitalizada (en formato JPG), se seleccionará el botón “Abrir”, lo que vinculará el archivo seleccionado al cliente en calidad de firma. El contenido del archivo seleccionado se mostrará de la siguiente manera:

Si la firma es la correcta, deberá seleccionarse el botón “Guardar” apareciendo el recuadro

con lo que se confirmará que la firma queda referenciada al cliente, y podrá ser consultada en los procesos que así lo requieran.